Privacy Policy — Headlight Studio

Last updated: October 19, 2026
Operator: Headlight Studio SAS — 199 Rue Hélène Boucher, 34170 Castelnau-le-Lez, France
RCS Montpellier 943 702 191 — VAT ID FR80943702191

Scope of This Privacy Policy

This Privacy Policy applies to all online platforms, websites, and digital services operated by Headlight Studio SAS (“we”, “us”, or “our”), a French company registered under RCS Montpellier 943 702 191, with its registered office located at 199 Rue Hélène Boucher, 34170 Castelnau-le-Lez, France.

It covers all services, including but not limited to:

https://headlight-studio.com — the official corporate and portfolio website of Headlight Studio;
https://rootedthegame.com — the pledge, community, and information portal for the game Rooted;
Discord Applications — our bot Rooted Bot (bot account Rotor Bot, shown as HeadlightBot on the Rooted server and as M.E.G Agent on Backrooms: Extractions), which runs on the community servers of the games Rooted and Backrooms: Extractions, and on our internal Headlight Studio server;
Any other online products, services, or tools published under the “Headlight Studio” brand.

All of these platforms are collectively referred to as “our Services” throughout this document. By accessing or using any of these Services, you acknowledge and agree to the practices described in this Privacy Policy.

1. Introduction

This Privacy Policy explains how Headlight Studio (“we”, “us”, or “our”) collects, uses, and protects personal data in relation to its online services, including the Discord applications used with our games and any websites operated under the headlight-studio.com or rootedthegame.com domains.

2. Data Controller

The data controller responsible for processing your information is:

Headlight Studio SAS
199 Rue Hélène Boucher, 34170 Castelnau-le-Lez, France
Email: [email protected]

Data Protection Officer (DPO)

Headlight Studio has appointed an internal privacy contact for data protection matters. You can reach our privacy contact at [email protected].

3. Data We Collect

Depending on how you interact with our services, we may collect the following data:

Discord account data: username, display name, Discord identifier, server identifier, and the roles you hold on our servers.
Message content: the messages posted in the channels our bot can see are read in order to detect stolen accounts and scam waves, to answer you when you mention the bot, and to compare your answer when you enter a quiz contest. Messages that contain a link, an image or typical scam wording may be sent to Anthropic to be classified, and some messages are copied temporarily when a moderator exports a channel. Section 6 describes each of these cases, section 7 gives the retention periods.
Community activity data: counts of members, connected members, messages per server, arrivals and departures on our Discord servers. Only totals are recorded, and they cannot be traced back to a person.
Moderation data: the roles removed from an account placed in quarantine, kept so that the measure can be undone, the reports made by members about suspicious direct messages, the reports of scam websites made with /report-scam (your Discord identifier and username, and the details you give), and a security log of message, channel and account identifiers.
Website data: analytics information (IP address, browser type, pages visited, etc.) collected through cookies or tracking scripts.
Payment data: if you make purchases or pledges via our official websites, payment information is processed securely by third-party services such as Stripe. We do not store full credit card numbers or banking credentials.
Communication data: when you contact us via email or support forms, we store your message and contact details to respond to your inquiry.

4. How We Use Your Data

We process personal data only for the following purposes:

To operate and maintain our Discord and web services;
To provide customer support and respond to inquiries;
To manage access to community features, roles, and rewards;
To monitor and improve the performance and security of our services;
To comply with legal obligations and prevent abuse or fraud.

5. Legal Basis for Processing

We process your data under one or more of the following legal bases (as per GDPR):

Your consent (Article 6(1)(a));
The performance of a contract or pre-contractual steps (Article 6(1)(b));
Compliance with legal obligations (Article 6(1)(c));
Our legitimate interests, such as ensuring service functionality and security (Article 6(1)(f)).

6. Our Discord Application

Headlight Studio operates a single Discord application, Rooted Bot (bot account Rotor Bot, shown as HeadlightBot on the Rooted server and as M.E.G Agent on Backrooms: Extractions). It is private: there is no public invite link, and it runs only on the three Discord servers we own and moderate, namely Rooted, Backrooms: Extractions, and Headlight Studio, our internal server for the team and for the contractors working on our games. This section describes what it does with your data on those servers.

Protecting members against stolen accounts

A stolen account is the most frequent security incident on our servers. A program installed on a member’s computer takes their session, then a script sends a scam link or image to every channel that account can write in, and to its private messages. To catch this, on the Rooted and Backrooms: Extractions servers, the bot reads the messages posted or edited in the channels it has access to and looks for these signals: a link or a file posted in a decoy channel that nobody is supposed to write in; the same link, image or text posted across several channels within a few seconds; posts in many channels within a few seconds; and links or files posted in the first ten minutes after joining a server.

Messages that contain a link, an image or typical scam wording may also be sent to Anthropic PBC, which only returns a category and a confidence score. That score never triggers a measure on its own: it takes a score of at least 0.95 for phishing, scam or spam, a link or an image, and a fact measured by the bot (posts in two channels within 20 seconds, or an account created less than 24 hours ago). A high score without the other two conditions only alerts our moderators.

Arrivals are watched too. On the Rooted server, an account created less than 24 hours ago cannot post during its first ten minutes and receives a private message explaining why. When many accounts arrive at once (ten within a minute) on Rooted or Backrooms: Extractions, the server raises its verification level until thirty minutes after the wave, private messages between members who are not friends and new invites are paused for thirty minutes, and accounts created less than seven days ago that arrive during the wave are removed with a message inviting them to come back later.

The bot also reads the server’s audit log: an account that bans, kicks or deletes channels or roles in bulk is restricted for 24 hours and quarantined, and the bans it made are reverted. A quarantined member who leaves and rejoins is quarantined again.

When a detection triggers, the bot may delete the messages, restrict the account temporarily (ten minutes, or 24 hours after a link in a decoy channel), remove its roles as a reversible quarantine, send the member a recovery procedure by private message, and, on the Rooted server, pause private messages between members who are not friends for ten minutes, using Discord’s own safety feature. The bot never bans anyone on its own: only a moderator can decide a ban. Our moderators are alerted and can lift the restrictions and restore the roles; deleted messages cannot be restored.

These measures are automated. They are based on what an account does and on how recently it was created, never on a profile built from your personal data. If one is applied to you by mistake, contact a moderator or write to us at the address given in section 14: it will be reviewed by a person and lifted.

Message content read for this purpose is not kept on our servers. Only the identifiers of the messages, channels and accounts involved are recorded: 7 days in the security log, 14 days in the bot’s operational logs, up to 90 days for a quarantine. The alert sent to our moderators on Discord may quote the message.

Legal basis: our legitimate interest in protecting the members of our communities (Article 6(1)(f)).

Roles

The bot gives you the default role of the server when you arrive, manages the roles you assign to yourself by reacting to a message, and keeps supporter roles in step with the Discord account linked to your Rooted account on rootedthegame.com, or with the Discord username entered on that account before linking existed; unlinking the account, or asking us to delete the username, removes these roles. The bot never reads the Discord details stored by the site: it only receives keyed hashes of them, which it compares with hashes of the usernames and identifiers of the server’s members. On our internal server, it gives contractors the role of the project they work on, for the duration of their assignment.

Legal basis: our legitimate interest in running our community servers, and the performance of a contract for contractors (Articles 6(1)(f) and 6(1)(b)).

Community events

The bot runs contests and giveaways, sign-ups for playtest sessions, and points members to our support form. When you enter a quiz contest, it reads your answer in the channel in order to compare it with the expected one. Your answer itself is not kept: only correct answers are recorded, with your Discord identifier, username, display name and a link to your message, until 30 days after the draw; winners are kept as proof that the prize was awarded. When you sign up for a playtest session by reacting to its announcement, your Discord identifier and username are recorded so that the bot can send you a private message when the session starts; they are deleted 30 days after that message, or 30 days after the session is closed.

Legal basis: your voluntary participation (Article 6(1)(a)).

Community statistics

Several times an hour, the bot counts the members of each server, how many of them are connected, how many messages were posted on each server, arrivals and departures, and how many members hold each role. Only these totals are recorded, and they are what our team looks at to follow the life of the communities. The number of connected members is Discord’s own approximate total: the bot never sees individual statuses, so these statistics cannot be traced back to you.

Legal basis: our legitimate interest in understanding the activity of our communities (Article 6(1)(f)).

The assistant

On the Rooted server, mentioning the bot gets you an answer about the game, built from our public FAQ and roadmap. Your question and the answer are sent to Anthropic PBC, which generates the response, and are kept for a limited time so that our moderators can check what the bot tells players. The assistant only answers messages that mention the bot, or a message that a moderator chooses to send to it.

Anthropic does not use this data to train its models, and neither do we. We never use content taken from our Discord servers to train, fine-tune or evaluate any artificial intelligence model.

Legal basis: your voluntary use of the assistant (Article 6(1)(a)).

Feedback exports

After a game update, a moderator can export the messages of a channel, usually a feedback or bug-report channel, in order to read every report in one place and turn the recurring ones into development tasks. The export, a working copy of what is already on Discord, is deleted from our server once it is seven days old (checked every hour), so a message you delete on Discord disappears from it within seven days; it can be produced again whenever it is needed. When a team member asks for a summary, the exported messages and their authors’ usernames are sent to Anthropic.

Legal basis: our legitimate interest in improving our games (Article 6(1)(f)).

Your choices

You can ask a moderator, or write to us at [email protected], to have your messages removed from an existing feedback export, to have your questions to the assistant erased, or to have an automated safety measure reviewed by a person. We answer within one month.

7. Data Retention

We keep your data only for as long as necessary to fulfil the purposes described above. For our Discord application, the periods are the following:

Message content read for safety purposes: not stored. The security log keeps only the identifiers of the messages, channels and accounts involved, for 7 days.
Feedback exports on our server: 7 days, then automatic deletion. They can be produced again from Discord at any time.
Conversations with the assistant: 30 days.
Quarantine records (the roles removed from an account, kept so the measure can be undone): deleted as soon as the roles are restored, and at the latest 90 days after the last quarantine.
Reports about suspicious private messages: 30 days.
Contest entries: 30 days after the draw. The winners are kept as proof that the prize was awarded.
Discord account linked on rootedthegame.com (identifier, username, avatar), or Discord username entered there before linking existed: kept with your account until you unlink it or ask us to delete it, or until the account is deleted.
Playtest session sign-ups (Discord identifier and username): 30 days after the session start message, or after the session is closed.
Reports of scam websites: kept with the report, without a time limit.
Records used to avoid restricting a new account twice: 24 hours.
Operational logs of the bot (Discord identifiers, no usernames): 14 days.
Aggregate community statistics: kept without a time limit, as they are anonymous and cannot be traced back to a person.
Discord username and identifier of our team members and contractors: deleted by hand at the end of the working relationship.

Website analytics data is kept for no more than 12 months. Data attached to a purchase is kept for the period required by French commercial and tax law.

8. Data Sharing

We do not sell or rent your personal data. However, we may share limited information with trusted third-party processors strictly for service operation:

Discord Inc., United States (API access and OAuth authentication);
Anthropic PBC, United States (generates the answers of our Discord assistant and the summaries of feedback exports, and classifies messages that contain a link, an image or typical scam wording; does not use this data to train its models);
Stripe Inc. (payment processing);
OVH, France (hosting of our servers and of the data described in this policy).

All third parties are contractually required to process data in compliance with GDPR and to ensure adequate protection.

We do not build profiles from your personal data and we never sell or trade user information. The only automated measures we apply are the safety measures described in section 6: they are based on what an account does and on its creation date, they never lead to a ban, and they can be reviewed by a person on request.

9. International Transfers

Some data may be transferred to servers outside the European Economic Area (EEA), notably in the United States. When personal data is transferred outside the EEA, such transfers are carried out under the European Commission’s Standard Contractual Clauses (SCCs) or other legally recognized transfer mechanisms ensuring an adequate level of protection. This concerns in particular Anthropic PBC, which processes the questions asked to our Discord assistant, the messages that contain a link, an image or typical scam wording, and the feedback exports a team member asks it to summarise. Our own servers are located in France.

10. Your Rights (GDPR)

Under European data protection law, you have the following rights:

Right of access — to request a copy of your data;
Right to rectification — to correct inaccurate data;
Right to erasure (“right to be forgotten”);
Right to restriction or objection to processing;
Right to data portability.

To exercise these rights, write to us at [email protected]. We will respond within one month as required by GDPR.

11. Security

We implement appropriate technical and organizational measures to protect personal data against loss, misuse, unauthorized access, or disclosure. The records our Discord bot keeps on our servers (security log, quarantines, reports, contests, assistant conversations, feedback exports), the Discord account linked to a rootedthegame.com account in the site’s live database, and the playtest sign-ups, scam reports and contractors’ Discord details recorded in our back-office, are encrypted at rest (AES-256). The bot’s operational logs, which keep Discord identifiers for 14 days, are not encrypted. Despite these measures, no online system is entirely secure, and users should use services responsibly.

12. Children’s Data

Our Discord applications and games are not intended for users under the age of 13. We do not knowingly collect personal information from minors. If we learn that a minor’s data has been collected, it will be deleted promptly.

13. Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. Any changes will be posted on this page with an updated “Last Updated” date. Significant changes will be communicated through official channels (e.g., our Discord or website announcements).

14. Contact and Complaints

For privacy questions or complaints, please contact:

Email: [email protected]
Address: Headlight Studio, 199 Rue Hélène Boucher, 34170 Castelnau-le-Lez, France

If you believe your rights have not been respected, you have the right to file a complaint with the Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), the French Data Protection Authority, at www.cnil.fr.

15. Cookies and Tracking Technologies

Our websites may use cookies or similar technologies to ensure proper functionality and to collect anonymous usage statistics. You can manage or disable cookies through your browser settings. If we use analytics tools such as Google Analytics or Plausible, only aggregated and anonymized data is processed for performance monitoring.

By continuing to browse our websites, you consent to the use of essential cookies. Non-essential cookies will only be used with your consent, in accordance with applicable regulations.

This Privacy Policy is available in both English and French. In case of discrepancy, the French version shall prevail for users located in France or the European Union.

Politique de confidentialité — Headlight Studio

Dernière mise à jour : 19 octobre 2026
Exploitant : Headlight Studio SAS — 199 Rue Hélène Boucher, 34170 Castelnau-le-Lez, France
RCS Montpellier 943 702 191 — TVA intracommunautaire FR80943702191

Champ d’application de la présente politique

La présente Politique de confidentialité s’applique à l’ensemble des plateformes en ligne, sites web et services numériques exploités par Headlight Studio SAS (« nous »), société française immatriculée au RCS de Montpellier sous le numéro 943 702 191, dont le siège social est situé au 199 Rue Hélène Boucher, 34170 Castelnau-le-Lez, France.

Elle couvre notamment les services suivants :

https://headlight-studio.com — site institutionnel et vitrine officielle du studio ;
https://rootedthegame.com — plateforme de pledge, communauté et informations pour le jeu Rooted ;
Applications Discord — notre bot Rooted Bot (compte bot Rotor Bot, affiché sous le nom HeadlightBot sur le serveur Rooted et M.E.G Agent sur Backrooms: Extractions), présent sur les serveurs communautaires des jeux Rooted et Backrooms: Extractions ainsi que sur notre serveur interne Headlight Studio ;
Tout autre service ou produit en ligne édité sous la marque « Headlight Studio ».

L’ensemble de ces plateformes sont désignées collectivement par les termes « nos Services ». En accédant à l’un de ces Services, vous acceptez les pratiques décrites dans la présente politique de confidentialité.

1. Introduction

La présente Politique de confidentialité explique comment Headlight Studio (« nous ») collecte, utilise et protège les données personnelles dans le cadre de ses services en ligne, y compris les applications Discord associées à ses jeux, ainsi que tout site opéré sous les domaines headlight-studio.com et rootedthegame.com.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données est :

Headlight Studio SAS
199 Rue Hélène Boucher, 34170 Castelnau-le-Lez, France
Email : [email protected]

Délégué à la protection des données (DPO)

Headlight Studio a désigné un interlocuteur interne pour les questions relatives à la protection des données. Vous pouvez le contacter à l’adresse : [email protected].

3. Données collectées

Selon la manière dont vous interagissez avec nos services, nous pouvons collecter les catégories de données suivantes :

Données de compte Discord : pseudonyme, nom affiché, identifiant Discord, identifiant de serveur et rôles que vous détenez sur nos serveurs.
Contenu des messages : les messages publiés dans les salons auxquels notre bot a accès sont lus afin de détecter les comptes volés et les vagues d’arnaques, de vous répondre lorsque vous mentionnez le bot, et de comparer votre réponse lorsque vous participez à un quiz. Les messages qui contiennent un lien, une image ou des formules typiques des arnaques peuvent être transmis à Anthropic pour être classés, et certains messages sont copiés temporairement lorsqu’un modérateur exporte un salon. La section 6 décrit chacun de ces cas, la section 7 donne les durées de conservation.
Données d’activité communautaire : nombre de membres, de membres connectés, de messages par serveur, arrivées et départs sur nos serveurs Discord. Seuls les totaux sont enregistrés et ils ne permettent de remonter à personne.
Données de modération : les rôles retirés à un compte placé en quarantaine, conservés pour pouvoir annuler la mesure, les signalements faits par des membres au sujet de messages privés suspects, les signalements de sites frauduleux faits avec /report-scam (votre identifiant et votre pseudonyme Discord, et les précisions que vous donnez), et un journal de sécurité des identifiants de messages, de salons et de comptes.
Données de navigation : informations analytiques (adresse IP, type de navigateur, pages consultées, etc.) collectées via des cookies ou scripts de mesure d’audience.
Données de paiement : lorsque vous effectuez un achat ou un pledge via nos sites officiels, les paiements sont traités de manière sécurisée par des prestataires tiers tels que Stripe. Nous ne conservons jamais les numéros de carte bancaire complets ni les identifiants bancaires.
Données de communication : lorsque vous nous contactez par e-mail ou via un formulaire de contact, nous conservons votre message et vos coordonnées afin de pouvoir vous répondre.

4. Finalités du traitement

Les données personnelles sont utilisées uniquement aux fins suivantes :

Exploiter et maintenir nos sites web et applications Discord ;
Assurer le support client et répondre aux demandes d’utilisateurs ;
Gérer l’accès aux fonctionnalités communautaires, rôles et récompenses ;
Améliorer les performances, la sécurité et la qualité de nos services ;
Respecter nos obligations légales et prévenir la fraude ou les abus.

5. Fondements juridiques (article 6 du RGPD)

Le traitement de vos données repose sur un ou plusieurs des fondements suivants :

Votre consentement explicite (article 6(1)(a)) ;
L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles (article 6(1)(b)) ;
Le respect d’une obligation légale (article 6(1)(c)) ;
Nos intérêts légitimes, tels que la sécurité ou la continuité de nos services (article 6(1)(f)).

6. Notre application Discord

Headlight Studio exploite une seule application Discord, Rooted Bot (compte bot Rotor Bot, affiché sous le nom HeadlightBot sur le serveur Rooted et M.E.G Agent sur Backrooms: Extractions). Elle est privée : il n’existe aucun lien d’invitation public, et elle ne fonctionne que sur les trois serveurs Discord que nous possédons et modérons, à savoir Rooted, Backrooms: Extractions et Headlight Studio, notre serveur interne réservé à l’équipe et aux prestataires qui travaillent sur nos jeux. Cette section décrit ce qu’elle fait de vos données sur ces serveurs.

Protection des membres contre les comptes volés

Le vol de compte est l’incident de sécurité le plus fréquent sur nos serveurs. Un programme installé sur l’ordinateur d’un membre récupère sa session, puis un script envoie un lien ou une image frauduleux dans tous les salons où ce compte peut écrire, ainsi qu’en messages privés. Pour l’attraper, sur les serveurs Rooted et Backrooms: Extractions, le bot lit les messages publiés ou modifiés dans les salons auxquels il a accès et cherche ces signaux : un lien ou un fichier posté dans un salon piège où personne n’est censé écrire ; un même lien, une même image ou un même texte publié dans plusieurs salons en quelques secondes ; des messages dans de nombreux salons en quelques secondes ; des liens ou des fichiers publiés dans les dix minutes qui suivent l’arrivée sur un serveur.

Les messages qui contiennent un lien, une image ou des formules typiques des arnaques peuvent aussi être transmis à Anthropic PBC, qui renvoie seulement une catégorie et un score de confiance. Ce score ne déclenche jamais une mesure à lui seul : il faut un score d’au moins 0,95 pour de l’hameçonnage, une arnaque ou du spam, un lien ou une image, et un fait mesuré par le bot (des messages dans deux salons en moins de 20 secondes, ou un compte créé il y a moins de 24 heures). Un score élevé sans les deux autres conditions ne fait qu’alerter nos modérateurs.

Les arrivées sont surveillées aussi. Sur le serveur Rooted, un compte créé il y a moins de 24 heures ne peut pas écrire pendant ses dix premières minutes et reçoit un message privé qui explique pourquoi. Quand de nombreux comptes arrivent en même temps (dix en une minute) sur Rooted ou Backrooms: Extractions, le serveur relève son niveau de vérification jusqu’à trente minutes après la vague, les messages privés entre membres qui ne sont pas amis et les nouvelles invitations sont suspendus trente minutes, et les comptes créés il y a moins de sept jours qui arrivent pendant la vague sont retirés avec un message qui les invite à revenir plus tard.

Le bot lit aussi le journal d’audit du serveur : un compte qui bannit, expulse ou supprime des salons ou des rôles en masse est restreint 24 heures et mis en quarantaine, et ses bannissements sont annulés. Un membre en quarantaine qui quitte puis rejoint le serveur est remis en quarantaine.

Lorsqu’une détection se déclenche, le bot peut supprimer les messages, restreindre temporairement le compte (dix minutes, ou 24 heures après un lien dans un salon piège), retirer ses rôles au titre d’une quarantaine réversible, envoyer au membre une procédure de récupération en message privé et, sur le serveur Rooted, suspendre dix minutes les messages privés entre membres qui ne sont pas amis, grâce à la fonction de sécurité de Discord. Le bot ne bannit jamais personne de lui-même : seul un modérateur peut décider un bannissement. Nos modérateurs sont alertés et peuvent lever les restrictions et rendre les rôles ; les messages supprimés ne peuvent pas être rétablis.

Ces mesures sont automatisées. Elles reposent sur le comportement d’un compte et sur sa date de création, jamais sur un profil construit à partir de vos données personnelles. Si l’une d’elles vous est appliquée à tort, contactez un modérateur ou écrivez-nous à l’adresse indiquée à la section 14 : elle sera réexaminée par une personne et levée.

Le contenu des messages lu à cette fin n’est pas conservé sur nos serveurs. Seuls les identifiants des messages, des salons et des comptes concernés sont enregistrés : 7 jours dans le journal de sécurité, 14 jours dans les journaux techniques du bot, jusqu’à 90 jours pour une quarantaine. L’alerte envoyée à nos modérateurs sur Discord peut citer le message.

Fondement juridique : notre intérêt légitime à protéger les membres de nos communautés (article 6(1)(f)).

Rôles

Le bot vous attribue le rôle par défaut du serveur à votre arrivée, gère les rôles que vous vous attribuez vous-même en réagissant à un message, et maintient les rôles de soutien en accord avec le compte Discord lié à votre compte Rooted sur rootedthegame.com, ou avec le pseudonyme Discord saisi sur ce compte avant l’existence de la liaison ; retirer le lien, ou nous demander d’effacer le pseudonyme, retire ces rôles. Le bot ne lit jamais les données Discord conservées par le site : il n’en reçoit que des empreintes, qu’il compare aux empreintes des pseudonymes et des identifiants des membres du serveur. Sur notre serveur interne, il donne aux prestataires le rôle du projet sur lequel ils travaillent, pour la durée de leur mission.

Fondement juridique : notre intérêt légitime à animer nos serveurs communautaires, et l’exécution d’un contrat pour les prestataires (articles 6(1)(f) et 6(1)(b)).

Événements communautaires

Le bot anime les concours et les tirages au sort, les inscriptions aux sessions de test, et oriente les membres vers notre formulaire de support. Lorsque vous participez à un quiz, il lit votre réponse dans le salon afin de la comparer à la réponse attendue. Votre réponse elle-même n’est pas conservée : seules les bonnes réponses sont enregistrées, avec votre identifiant, votre pseudonyme et votre nom affiché Discord et un lien vers votre message, jusqu’à 30 jours après le tirage ; les gagnants sont conservés comme preuve de la remise du lot. Lorsque vous vous inscrivez à une session de test en réagissant à son annonce, votre identifiant et votre pseudonyme Discord sont enregistrés pour que le bot puisse vous envoyer un message privé au lancement de la session ; ils sont supprimés 30 jours après ce message, ou 30 jours après la fermeture de la session.

Fondement juridique : votre participation volontaire (article 6(1)(a)).

Statistiques communautaires

Plusieurs fois par heure, le bot compte les membres de chaque serveur, combien sont connectés, combien de messages ont été publiés sur chaque serveur, les arrivées et les départs, et combien de membres détiennent chaque rôle. Seuls ces totaux sont enregistrés, et c’est ce que notre équipe consulte pour suivre la vie des communautés. Le nombre de membres connectés est le total approximatif fourni par Discord : le bot ne voit jamais les statuts individuels, et ces statistiques ne permettent donc pas de remonter à vous.

Fondement juridique : notre intérêt légitime à comprendre l’activité de nos communautés (article 6(1)(f)).

L’assistant

Sur le serveur Rooted, mentionner le bot vous vaut une réponse au sujet du jeu, construite à partir de notre FAQ et de notre feuille de route publiques. Votre question et la réponse sont transmises à Anthropic PBC, qui génère la réponse, et sont conservées un temps limité afin que nos modérateurs puissent vérifier ce que le bot raconte aux joueurs. L’assistant ne répond qu’aux messages qui mentionnent le bot, ou à un message qu’un modérateur choisit de lui transmettre.

Anthropic n’utilise pas ces données pour entraîner ses modèles, et nous non plus. Nous n’utilisons jamais de contenu issu de nos serveurs Discord pour entraîner, spécialiser ou évaluer un modèle d’intelligence artificielle.

Fondement juridique : votre usage volontaire de l’assistant (article 6(1)(a)).

Exports de retours joueurs

Après une mise à jour, un modérateur peut exporter les messages d’un salon, en général un salon de retours ou de rapports de bugs, afin de tout lire au même endroit et de transformer les problèmes récurrents en tâches de développement. L’export, copie de travail de ce qui se trouve déjà sur Discord, est supprimé de notre serveur dès qu’il a sept jours (vérification toutes les heures) : un message que vous supprimez sur Discord en disparaît donc dans les sept jours, et l’export peut être reproduit à tout moment. Quand un membre de l’équipe demande une synthèse, les messages exportés et le pseudonyme de leurs auteurs sont transmis à Anthropic.

Fondement juridique : notre intérêt légitime à améliorer nos jeux (article 6(1)(f)).

Vos choix

Vous pouvez demander à un modérateur, ou nous écrire à [email protected], pour faire retirer vos messages d’un export de retours existant, pour faire effacer vos questions à l’assistant, ou pour faire réexaminer une mesure de sécurité automatisée par une personne. Nous répondons dans un délai d’un mois.

7. Durée de conservation

Les données sont conservées uniquement le temps nécessaire à la réalisation des finalités décrites ci-dessus. Pour notre application Discord, les durées sont les suivantes :

Contenu des messages lu à des fins de sécurité : non conservé. Le journal de sécurité ne garde que les identifiants des messages, des salons et des comptes concernés, pendant 7 jours.
Exports de retours joueurs sur notre serveur : 7 jours, puis suppression automatique. Ils peuvent être reproduits depuis Discord à tout moment.
Conversations avec l’assistant : 30 jours.
Enregistrements de quarantaine (les rôles retirés à un compte, conservés pour pouvoir annuler la mesure) : supprimés dès la restitution des rôles, et au plus tard 90 jours après la dernière mise en quarantaine.
Signalements de messages privés suspects : 30 jours.
Participations aux concours : 30 jours après le tirage. Les gagnants sont conservés comme preuve de la remise du lot.
Compte Discord lié sur rootedthegame.com (identifiant, pseudonyme, avatar), ou pseudonyme Discord saisi auparavant sur le site : conservé avec votre compte jusqu’au retrait du lien ou à votre demande d’effacement, ou jusqu’à la suppression du compte.
Inscriptions aux sessions de test (identifiant et pseudonyme Discord) : 30 jours après le message de lancement de la session, ou après sa fermeture.
Signalements de sites frauduleux : conservés avec le signalement, sans limite de durée.
Enregistrements servant à ne pas restreindre deux fois un nouveau compte : 24 heures.
Journaux techniques du bot (identifiants Discord, sans pseudonymes) : 14 jours.
Statistiques communautaires agrégées : conservées sans limite de durée, car anonymes et ne permettant pas de remonter à une personne.
Pseudonyme et identifiant Discord des membres de l’équipe et des prestataires : supprimés à la main à la fin de la relation de travail.

Les données de mesure d’audience des sites sont conservées 12 mois au maximum. Les données rattachées à un achat sont conservées pendant la durée imposée par les obligations comptables et fiscales françaises.

8. Partage des données

Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée personnelle. Certaines informations peuvent être transmises à des prestataires de confiance strictement nécessaires au fonctionnement de nos services :

Discord Inc., États-Unis (accès API et authentification OAuth) ;
Anthropic PBC, États-Unis (génère les réponses de notre assistant Discord et les synthèses des exports de retours joueurs, et classe les messages qui contiennent un lien, une image ou des formules typiques des arnaques ; n’utilise pas ces données pour entraîner ses modèles) ;
Stripe Inc. (traitement des paiements) ;
OVH, France (hébergement de nos serveurs et des données décrites dans la présente politique).

Tous nos prestataires sont contractuellement tenus de respecter le RGPD et d’assurer un niveau de protection adéquat des données.

Nous ne construisons aucun profil à partir de vos données personnelles et ne revendons jamais les informations des utilisateurs. Les seules mesures automatisées que nous appliquons sont les mesures de sécurité décrites à la section 6 : elles reposent sur le comportement d’un compte et sur sa date de création, elles ne conduisent jamais à un bannissement, et elles peuvent être réexaminées par une personne sur demande.

9. Transferts internationaux

Certaines données peuvent être transférées vers des serveurs situés en dehors de l’Espace Économique Européen (notamment aux États-Unis). Ces transferts sont effectués conformément aux clauses contractuelles types de la Commission européenne (SCCs) ou tout autre mécanisme reconnu garantissant un niveau de protection équivalent. Cela concerne en particulier Anthropic PBC, qui traite les questions posées à notre assistant Discord, les messages contenant un lien, une image ou des formules typiques des arnaques, et les exports de retours qu’un membre de l’équipe lui fait synthétiser. Nos propres serveurs sont situés en France.

10. Vos droits (RGPD)

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), vous disposez des droits suivants :

Droit d’accès à vos données personnelles ;
Droit de rectification des données inexactes ;
Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») ;
Droit à la limitation ou à l’opposition au traitement ;
Droit à la portabilité de vos données.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous écrire à [email protected]. Nous répondrons dans un délai d’un mois conformément au RGPD.

11. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre toute perte, utilisation abusive, accès non autorisé ou divulgation. Les enregistrements que notre bot Discord conserve sur nos serveurs (journal de sécurité, quarantaines, signalements, concours, conversations avec l’assistant, exports de retours), le compte Discord lié à un compte rootedthegame.com dans la base de production du site, ainsi que les inscriptions aux sessions de test, les signalements d’arnaque et les coordonnées Discord des prestataires enregistrés dans notre outil interne, sont chiffrés au repos (AES-256). Les journaux techniques du bot, qui gardent des identifiants Discord pendant 14 jours, ne sont pas chiffrés. Toutefois, aucun système en ligne n’est totalement sécurisé ; les utilisateurs sont invités à utiliser nos services de manière responsable.

12. Données des mineurs

Nos jeux et applications Discord ne sont pas destinés aux utilisateurs de moins de 13 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs. Si une telle collecte est constatée, les données concernées seront supprimées sans délai.

13. Modifications de la présente politique

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité à tout moment. Toute mise à jour sera publiée sur cette page avec une date de mise à jour révisée. Les modifications importantes seront communiquées via nos canaux officiels (Discord ou site web).

14. Contact et réclamations

Pour toute question relative à la confidentialité ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter :

Email : [email protected]
Adresse : Headlight Studio, 199 Rue Hélène Boucher, 34170 Castelnau-le-Lez, France

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), autorité française de protection des données, via le site : www.cnil.fr.

15. Cookies et technologies de suivi

Nos sites peuvent utiliser des cookies ou technologies similaires pour assurer leur bon fonctionnement et mesurer l’audience de manière anonyme. Vous pouvez gérer ou désactiver les cookies via les paramètres de votre navigateur. Si nous utilisons des outils tels que Google Analytics ou Plausible, seules des données agrégées et anonymisées sont exploitées à des fins statistiques.

En poursuivant votre navigation, vous consentez à l’utilisation des cookies essentiels. Les cookies non essentiels ne sont utilisés qu’avec votre consentement explicite, conformément à la réglementation en vigueur.

Cette Politique de confidentialité est disponible en français et en anglais. En cas de divergence d’interprétation, la version française prévaut pour les utilisateurs situés dans l’Union européenne.